Office Manager en MT-Assistent

Vacature gesloten

Office Manager en MT-Assistent

Stek Amsterdam

Wat is vereist?

  • HBO werk- en denkniveau
  • 3 jaar relevante werkervaring
  • Goede kennis Microsoft Office
  • Uitstekende beheersing Nederlandse en Engelse taal in zowel woord als geschrift
  • Organisatorisch sterk
  • Verantwoordelijk, initiatiefrijk, accuraat en dienstbaar

Wat krijg je?

  • € 3.000-€ 4.000 bruto p/m (+bonus)
  • 40-urige werkweek
  • 26 vakantiedagen (bij fulltime)
  • Diverse opleidingen mogelijk
  • Lekkere lunches, bedrijfsuitjes, bij genoeg animo sportieve uitdagingen en gezellige kantoorborrels

Wat doe je?

  • 15% Vergaderingen MT voorbereiden, bijwonen en (beknopt) vastleggen
  • 40% Ondersteunen MT bij uitvoerende werkzaamheden
  • 45% Office Management taken

Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.

Vacature

Als Office Manager en MT-Assistent bij Stek ondersteun je het MT-team bestaande uit twee partners en de Operationeel Directeur. Je plant vergaderingen in, woont deze bij,  notuleert de belangrijkste zaken en zorgt voor de operationele voortgang. Ook plan je afspraken in en regel je de benodigde zaken eromheen. Daarnaast vervul je Office Management taken zoals het bestellen van drukwerk, beantwoorden van algemene telefoontjes, het kopen van cadeautjes, organiseren van borrels en events (zowel intern als voor cliënten), de inkoop van kantoorartikelen en huisvestingszaken (koeling/verwarming, alarm, interne verhuizingen, etc.). 

Het kantoor heeft een partnergroep van 16 partners en er zijn in totaal 90 collega’s.

Als je het leuk vindt om veel verschillende dingen te regelen, je goed kunt organiseren en je de juiste prioriteiten kunt stellen, dan is dit een baan voor jou.

Werkweek

Office Manager en MT-Assistent

Een leuke dag is lekker afwisselend. In de ochtend ondersteun ik het MT bij diverse zaken en in de middag help ik andere collega’s met verschillende vragen en het organiseren van activiteiten/werkzaamheden.

Een dag is minder leuk als ik veel zaken tegelijk moet afhandelen. Er komen teveel vragen binnen waardoor het chaotisch wordt.

  • 09:00
  • 10:00
  • 11:00
  • 12:00
  • 13:00
  • 14:00
  • 15:00
  • 16:00
  • 17:00
  • 18:00
  • 19:00
    • Voorbereiden MT-overleg
    • Lunch
    • Weekagenda doornemen met Operationeel Directeur
    • Afspraken MT inplannen
    • Mails beantwoorden
    • Mails beantwoorden
    • MT-Overleg
    • Lunch
    • Mails beantwoorden
    • Afspraken MT inplannen
    • Ad hoc kantoorzaken
    • Operationeel Directeur ondersteunen
    • Mails beantwoorden
    • Mails beantwoorden
    • Afspraken MT inplannen
    • Ad hoc kantoorzaken
    • Mails beantwoorden
    • Partner ondersteunen
    • Offertes aanvragen voor nieuwe kantoorartikelen
    • Operationeel Directeur ondersteunen
    • Partneroverleg
    • MT-overleg
    • De besproken actiepunten uit beide overleggen opschrijven en verspreiden
    • Mails beantwoorden
    • Afspraken MT inplannen
    • Mails beantwoorden
    • Lunch
    • Kantoorartikelen inventariseren en bestellen
    • Mails beantwoorden
    • Interne verhuizing regelen
    • Ad hoc kantoorzaken

Voorbeeld uit de praktijk

Je moet het Partneroverleg voorbereiden. Hoe pak je dat aan?

Je haalt bij de partners de agendapunten op en zorgt dat de stukken ter voorbereiding klaarstaan. Je overlegt met het MT over de inhoud van de vergadering. Daarna stuur je alle partners de agenda met eventuele stukken. Tijdens de vergadering houd je de besluiten bij. Deze zet je na afloop in een bondig verslag met de bijbehorende actiepunten. Je zet dit verslag online op een plek waar de partners erbij kunnen en stuurt de link rond.

Groeipad

Afhankelijk van de groei en ontwikkeling van Stek zijn vervolgstappen bespreekbaar.

Office Manager en MT-Assistent

Werken bij Stek

Stek is een advocatenkantoor gevestigd op het Leidseplein in Amsterdam. Stek is in 2005 opgericht door een team van vijf advocaten en is inmiddels uitgegroeid tot een kantoor van circa zeventig advocaten. Wij zijn gespecialiseerd in ondernemingsrecht, financieringen, geschillenbeslechting en mededinging & gereguleerde markten. Binnen deze praktijkgebieden zijn wij actief in alle sectoren van de economie. Daarnaast hebben wij multidisciplinaire teams met een specifieke focus op energie & nutsbedrijven, luchtvaart & transport, technologie en zorg. Onze advocaten hebben een brede ervaring binnen de advocatuur en het bedrijfsleven, nationaal en internationaal. Wij werken in kleine teams en zijn gericht op het geven van praktisch, daadkrachtig en persoonlijk juridisch advies van de hoogste kwaliteit.

  • Kantoor in hartje Amsterdam
  • 90+ werknemers
  • Internationaal actief
  • Dispute Resolution, Competition & Regulated Markets, Corporate M&A, Corporate Energy, Banking & Finance
  • Focus op de energie- en luchtvaartsectoren

Collega's

Bart-Jan Heijnen - Advocaat - Banking and Finance

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Tijdens mijn studie kreeg ik college van één van de advocaten van Stek. De manier waarop hij over zijn vak en over het kantoor vertelde, zorgde ervoor dat ik uiteindelijk gesolliciteerd heb bij Stek.

Wat heb je gestudeerd?
Master Rechtsgeleerdheid aan de Vrije Universiteit

Wat doe je in je vrije tijd?
Sporten (hardlopen en boulderen) en afspreken met vrienden.

Maarten van der Graaf - Partner - Corporate / Banking & Finance

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik was op zoek naar een plek waar ondernemerschap, kwaliteit, zelfstandigheid, internationaal werk en slimme collega's samenkomen.

Wat was je vorige baan?
Ik ben advocaat geweest bij NautaDutilh in Nederland en New York en bij Cravath Swaine & Moore in New York. Daarna heb ik gewerkt bij de European Bank for Reconstruction and Development en als stagiaire bij de Volkskrant.

Wat doe je in je vrije tijd?
Mijn kind, sport, lezen en pianospelen.

Linde Bremmer - Advocaat - Mededingingsrecht

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Stek sprak mij aan vanwege de opzet van het kantoor, inhoud van het werk en de leuke collega's. Er wordt samen aan mooie zaken gewerkt, de vraagstukken zijn inhoudelijk uitdagend en er wordt goed geborreld met elkaar. Die mix waardeer ik!

Wat was je vorige baan?
Advocaat in Brussel

Wat doe je in je vrije tijd?
Wielrennen en borrelen. Verder ben ik graag op het water: 's zomers in een zeilboot en 's winters op de schaats.

Interessante baan?